Quản lý kho bằng excel tưởng nhanh mà hóa chậm

Từ ngày máy vi tính được sử dụng phổ biến, quản lý kho hàng bằng excel được cho là hình thức quản lý tiên tiến và hiệu quả nhất – giúp giảm thời gian, công sức và mang lại độ chính xác so với quản lý bằng sổ sách thông thường. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc quản lý kho bằng Excel không chỉ đã trở nên lỗi thời mà còn có thể dẫn đến thất thoát do sai sót trong việc tính toán.

  Sử dụng phần mềm BS SILVER để quản lý kho là một cách quản lý hiện đại, đơn giản và thực sự hiệu quả, giải quyết toàn bộ những vấn đề của việc quản lý kho.

Sai sót hoặc mất dữ liệu

Khác với những khâu khác trong quy trình của bán lẻ, quản lý kho là khâu đặc thù và yêu cầu cao về độ chuẩn xác của số liệu, độ nhanh nhạy và tức thời – điều đó có nghĩa, nhân viên quản lý kho phải là người cẩn trọng, có cường độ làm việc nhanh, có khả năng chịu được áp lực công việc rất lớn. Thế nên, việc sai sót hoặc mất dữ liệu là điều khó tránh khỏi trong công tác quản lý kho nếu không có công cụ hỗ trợ tốt.

Việc nhập số liệu trên file excel khi nhập hoặc xuất hàng hóa rất có thể gây nhầm lẫn nếu số lượng hàng hóa quá nhiều hoặc do người nhập không tập trung. Chỉ cần nhập chênh một con số là đã có thể dẫn đến việc nhầm lẫn dữ liệu giữa khâu nhập và xuất, ảnh hưởng đến cả bộ phận kho và bộ phận bán hàng. Không những thế, việc lưu trữ thông tin hàng hóa bằng excel còn rất dễ mất dữ liệu vì tập tin đó chỉ được lưu trên máy tính nhập liệu, nếu tập tin này mất do vô ý hoặc máy tính bị nhiễm virus thì tất cả thông tin đều mất hết, như thế đồng nghĩa với việc phải tái tạo lại dữ liệu từ đầu.

Chỉ cần một chiếc máy quét mã vạch cùng với phần mềm của BLUESOFTS khâu nhập, xuất kho sẽ trở nên dễ dàng hơn. Đối với mỗi loại hàng hóa, cần được quy ước một mã vạch riêng để đầu đọc mã vạch “nhận dạng” đúng hàng hóa trong kho, các sản phẩm sẽ dễ dàng và nhanh chóng được cập nhật lên phần mềm mà không cần lo lắng việc nhầm lẫn dữ liệu. Phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp BS SILVER lưu mọi thông tin trên cơ sở dữ liệu

Quản lý kho bằng Excel không chỉ đã trở nên lỗi thời mà còn có thể dẫn đến thất thoát do sai sót trong việc tính toán

Khó khăn trong tính toán bằng các hàm  rắc rối

Quản lý kho bằng excel cũng đồng nghĩa với việc học và nhớ những hàm tính khá rắc rối, mặc dù hiệu quả hơn cách tính toán thông thường nhưng chỉ cần sai một dữ liệu và sẽ dần đến việc sai toàn bộ kết quả, ảnh hưởng đến báo cáo doanh số, doanh thu.

Với phần mềm BS SILVER, nhân viên kho chỉ cần nhập thông tin lên phần mềm, là sẽ nhận được kết quả chính xác, bởi phần mềm đã được lập trình sẵn các công thức tính toán phức tạp, tiết kiệm được thời gian, công sức của nhân viên kho.

Không bảo mật, dễ bị lộ dữ liệu

Các thông tin được cập nhật trên Excel và lưu trữ trên máy tính rất dễ bị lộ dữ liệu. Thậm chí kể cả khi máy tính đặt mật khẩu cũng không thể hạn chế được điều này vì máy tính lưu trữ dữ liệu liên quan đến việc bán hàng thường được nhiều người sử dụng để phục vụ cho công việc  và rất khó để đề phòng được tất cả mọi người.

Với chức năng phân quyền nhân viên rất rõ ràng: chỉ cho phép những người có quyền được thao tác thay đổi, xác nhận thông tin trên hệ thống dữ liệu. Hơn thế, Các nghiệp vụ này được tiến hành thông suốt khi mỗi nhân viên của cửa hàng sử dụng hệ thống chỉ được phép làm việc cung cấp và bổ sung thông tin trong phạm vi quyền hạn của mình nên không lo ngại về sự gián đoán khi làm việc. BS SILVER không những đảm bảo tính minh bạch, chính xác của dữ liệu mà còn giúp người quản lý dễ xác định được điểm yếu trong hệ thống nếu có vấn đề phát sinh

Phần mềm quản lý kho BS SILVER  đảm bảo tính minh bạch, chính xác của dữ liệu

Khó chủ động trong việc đề xuất nhập mới hàng hóa

Quản lý kho tức là quản lý số liệu của: nhập kho, xuất kho – 2 số liệu này luôn phải được cập nhật và đảm bảo sự đồng nhất về dữ liệu. Điều đó có nghĩa là nếu muốn có kết quả chính xác từng phút một thì khi bán một mặt hàng nào đó ra, nhân viên bán hàng ngay lập tức phải báo với nhân viên kiểm kho để cập nhật hàng hóa tồn kho cho chính xác – trên thực tế, việc này chắc chắn không thể thực hiện được thường xuyên bởi nhiều lý do khác nhau như: quá đông khách, nhân viên quên cập nhật,… Cũng vì thế, chỉ đến khi kiểm kho mới có thể có con số chính xác về số lượng hàng tồn, số lượng hàng sắp hết hay còn tồn quá nhiều cũng sẽ không được cập nhật chi tiết, quản lý sẽ khó có định hướng cho việc nhập hàng tiếp theo.

Với chức năng tổng hợp báo cáo số lượng hàng hóa tồn kho của BS SILVER, các nhà bán lẻ có thể chủ động trong việc lên kế hoạch nhập những hàng hóa gần hết, ngừng nhập hàng hóa còn tồn để đảm bảo công việc kinh doanh được thuận lợi.

Ngoài ra, phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp BS SILVER còn cho phép tổng hợp báo cáo doanh số và doanh thu bán hàng theo thời điểm thực, các nhà bán lẻ sẽ có cái nhìn tổng quát về lượng tiền mặt của cửa hàng để chủ động trong việc quay vòng vốn lưu động.

Một số hàm cơ bản về ngày tháng

Khi thực hiện một phép tính liên quan đến ngày tháng, nhiều bài toán chỉ cần lấy ra ngày, tháng hoặc một trường ngày tháng cụ thể nào đó. Thay vì bạn sử dụng phương pháp thủ công thì Excel hỗ trợ cho bạn một số hàm để lấy ngày đó là hàm DAY, lấy tháng là hàm MONTH(), và các hàm khác để lấy các giá trị ngày tháng khác nhau... Hôm nay, mình xin giới thiệu qua các hàm cơ bản mà các bạn sẽ được học trong khóa học đào tạo Excel cơ bản  do công ty cổ phần Bluesofts tổ chức. Bài tập dưới đây chỉ ứng dụng một số hàm cơ bản, thường được sử dụng nhiều nhất trong công việc, còn nhiều hàm khác mà trong quá trình học bạn sẽ được biết và được hướng dẫn sử dụng thành thạo. 

Để giải quyết bài toán trên, chúng ta tiến hành giải các bước như sau:

 Để lấy ra ngày sinh, chúng ta dùng hàm DAY để lấy ngày sinh của từng nhân khẩu, tại vị trí D4  chúng ta làm công thức như sau D4 = DAY(C4), kết quả trả về sẽ là số ngày trong ô C4, chính là 12.

 Hàm MONTH để lấy ra tháng sinh, công thức tại ô E4=MONTH(C4), kết quả trả về là 2.

                                (Tham khảo thêm tại khóa đào tạo Excel cơ bản của công ty cổ phần Bluesofts)

Hàm YEAR để lấy ra năm sinh, công thức sẽ là F4=YEAR(C4), kết quả tại ô F4 là 1980

 Để tính số tuổi ở đây chúng ta phải dùng kết hợp hàm YEAR và hàm TODAY. Chúng ta sẽ lấy ra năm hiện tại trừ đi năm sinh, công thức sẽ trả về tại ô G4=YEAR(TODAY())-YEAR(C4), kết quả trả về sẽ là 35

Để trả về ngày hết hạn của chứng minh, theo chúng ta đượ biết thì chứng minh hết hạn sau 15 năm. Vậy chúng ta sẽ giữ nguyên ngày, tháng nhưng năm sẽ +15. Công thức sẽ là : I4=DATE(YEAR(H4)+15,MONTH(H4),DAY(H4))

Ở phần tính xem nhân khẩu sinh vào thứ mấy, chúng ta dùng hàm WEEKDAY,hàm này sẽ trả về thứ mấy trong tuần. Sẽ được bắt đầu từ chủ nhật là thứ 1, thứ 2 =2 với điều kiện đối số thứ 2 ta để trống. J4 =WEEKDAY(C4) kết quả trả về sẽ là thứ 3.

                                         (Tham khảo thêm tại khóa đào tạo Excel cơ bản của công ty cổ phần Bluesofts)

Để tải File bài tập cụ thể trên tại đây: Download

Đào Tạo Excel Nâng Cao

BLUESOFTS khai giảng lớp "EXCEL NÂNG CAO" 
SĐT tư vấn: 04.379.17200 - 0904.210.337
Bấm vào link dưới đây xem nội dung khóa học:
http://bluesofts.net/daotaothuc…/dao-tao-excel-nang-cao.html
Khóa học “Excel Nâng Cao” cung cấp các kiến thức nâng cao về các kỹ thuật thiết kế bảng tính, lập công thức với nhiều điều kiện, lồng ghép công thức, có phương pháp tư duy hệ thống và tổ chức CSDL khoa học hơn, tạo công thức mảng, tạo MACRO, TẠO BÁO CÁO ĐỘNG, tối ưu tốc độ tính toán trong bảng tính Excel của mình...

Đào tạo Lập trình VBA trong Excel Cơ Bản

Khóa học "Lập trình VBA trong EXCEL Cơ Bản" được tổ chức bởi BLUESOFTS
SĐT tư vấn: 04.379.17200 - 0904.210.337
Bấm vào link dưới đây xem nội dung khóa học:
http://bluesofts.net/daotaothuchanh/daotaovbacoban.html

+ Viết MACRO, tự động hóa các công việc mà với công thức Excel không thể làm được!
+ Tăng tốc độ tính toán của Excel
+ Tự động nhập liệu
+ Tự động định dạng và xử lý dữ liệu
+ Tạo các báo cáo phức tạp theo cách làm đơn giản
+ Tạo hàm riêng để tính toán và công thức thuận tiện hơn

Công cụ Data Validation trong Excel

 Trong MS Excel có rất nhiều tiện ích để phục vụ cho các công việc tính toán và quản lý. Tuy nhiên để kiểm tra điều kiện nhập liệu và tùy chỉnh định dạng bảng tính theo điều kiện Excel có 2 công cụ dùng để rất tiện lợi cho công tác xử lý dữ liệu là Data Validation và Conditional Formatting.     

 Khi xây dựng bất cứ bảng tính nào đó phục vụ công việc mình, chắc chắn bạn sẽ cần những  vùng nhập dữ liệu theo yêu cầu nhất định nào đó. Dữ liệu đó có thể được giới hạn trong một  phạm vi nào đó, có thể là số nguyên, số thập phân, ngày, giờ, trong danh sách sẵn có hoặc chuỗi có độ dài nhất định. Khi đó chức năng Data validation sẽ giúp chúng ta nhập liệu một cách chính xác theo yêu cầu, hạn chế sai sót tối thiểu.  

 Dưới đây là một số chức năng cơ bản nằm trong khóa đào tạo Excel cơ bản của công ty cổ phần Bluesofts. Để trả nghiêm chuyên sâu hơn về các chức năng này, các bạn tham khảo tại khóa đào tạo Excel nâng cao của công ty.                                              

Tại cột NUMBER là giá trị nhập vào phải là kiểu số, và chỉ được nhập từ 1 tới 10, để làm được như thế chúng ta làm như sau:

Bước 1. Chúng ta bôi đen vùng dữ liệu -> vào thẻ DATA -> DATA VALIDATION

Tại thẻ setting chúng ta làm như sau:

Phần Allow chúng ta chọn Whole number, là chọn kiểu hiễn thị cho vùng dữ liệu là kiểu số.

Trong Data là giới hạn giữ liệu mình cần hiễn thị, ví dụ between chính là trong khoảng.

Minimum là giá trị nhỏ nhất, bắt đầu từ bao nhiêu

Maximum là giá trị lớn nhất mà bạn có thể nhập.

Tại thẻ Input Message chính là thông báo mà khi chúng di chuột vào vùng dữ liệu để đọc.

Title chính là tiêu đề cho thông báo, input message chính là nội dung của thông báo.

Phần Error Alert chính là phần thông báo hiễn thị khi chúng ta nhập sai. Style chính là định dạng cho thông báo, Stop là dừng lại và phải nhập lại cùng  một số tính năng khác. Title là tiêu đề thông báo, Error message là nội dung thông báo, xong chúng ta chọn ok để nhận kết quả.

                              (Tham khảo thêm tại khóa đào tạo Excel nâng cao của công ty cổ phần Bluesofts)

Cột DATE là định dạng kiểu ngày, chỉ được nhập ngày nào, khoảng thời gian nào..., ở đây là được nhập tất cả các ngày trừ ngày hôm nay.

Tương tự cho cột LIST chỉ được nhập trong vùng chứa danh sách đã thiết lập sẵn, tại Allow chon List  và chúng ta nhập 1 danh sách cách nhau bỏi dấu phẩy, tùy vào định dạng có máy dùng dấu chấm phẩy nhé.

Tương tự cho Decimal dùng để nhập số và có cả số thập phân.

Cột Text length chính là cột nhập liệu các kiểu dữ liệu nhưng độ dài có giới han tùy thuộc vào chúng ta.

Các bạn có tải file ví dụ tại đây: Download 

Sử dụng các Control điều khiển nâng cao trong Excel

 Trong thực tế, những người sử dụng Excel , tìm hiểu về  Excel và ứng dụng các công cụ trên Excel còn rất hạn chế. Cũng có một số người tìm hiểu về các điều khiển nâng cao trên Excel, nhưng các bạn chỉ tìm hiểu một mức cơ bản mà không nhìn thấy được những cái chuyên sâu ẩn hiện trong Control.  Dưới đây là một ví dụ cơ bản về control mà khi các bạn tham gia khóa đào tạo Excel cơ bản tại công ty cổ phần Bluesofts thì các bạn sẽ được trãi nghiệm.

Để lấy được các control thì chúng ta làm như sau: Vào thẻ Developer -> Insert  và chọn kiểu control bạn cần.

Khi đấy chúng ta có được control như chúng ta cần, để điểu chỉnh control các bạn click chuột phải vào control, chọn Format control

                          (Tham khảo thêm tại khóa đào tạo Excel cơ bản của công ty cổ phần Bluesofts)

 Khi chọn xong, sẽ hiện thị ra Form control các bạn làm tiếp bước sau, vào phần control:và chọn địa chỉ nhận giá trị control tại Cell Link để khi chúng ta dùng công thức làm điều kiện hiễn thị, tại phần Input range chính là vùng dữ liệu với control combo box để xổ ra một danh sách như mong muốn.

Khi hoàn thành các bạn chon ok để nhận kết quả

 Tải file ví dụ tại đây: Download

Định dạng theo điều kiện Conditional Formatting

Định dạng theo điều kiện là công cụ cho phép bạn áp dụng định dạng cho một ô (cell) hay nhiều ô (range of cells) trong bảng tính và sẽ thay đổi định dạng tùy theo giá trị của ô hay giá trị của công thức. Conditional Formatting được Microsoft bổ sung vào Excel kể từ phiên bản Microsoft Excel 97. Conditional Formatting trong Excel là một công cụ mạnh giúp chúng ta định dạng các chuỗi văn bản trong các ô, các giá trị và các ô về màu sắc, kiểu mẫu nền, kẻ khung…Conditional Formatting trong các phiên bản Excel 2003 trở về trước có một số giới hạn về số lượng điều kiện (tối đa là 3) và điều này đã được khắc phục trong phiên bản Excel 2007 với số lượng điều kiện cho phép là 64.Để thiết lập được định dạng tự động như vậy. Chúng ta phải thành lập Conditional Formatting.

       

Cho vùng dữ liệu điểm từng phần như sau:
Để thành lập CF cho vùng dữ liệu của điểm bằng số: 
Cách thực hiện chung:
         Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần thiết lập.
         Bước 2: Chọn Format/ Format Conditional.

         Bước 3. Trong phần này chúng ta chon New Rule để tạo mới, ở đây chúng ta chon và User a Formula... để dùng công thức. Chúng ta sẽ cập nhật công thức vào ô Format Values where .... 

                                   (Tham khảo thêm tại khóa đào tạo Excel nâng cao của công ty cổ phần Bluesofts)

Bước 4: Vào Format để chọn kiểu định dạng.

            Number chính là kiểu hiện thị của dữ liệu...

            Front là kiểu chữ, màu chữ, ..

            Border là định dạng viền, kẻ bảng cho vùng dữ liệu,...

            Fill là chọn kiểu màu nền...

Trên đây chỉ là một phần nhỏ về định dạng CF năm trong khóa đào tạo Excel nâng cao của công ty cổ phần Bluesoft. Để tìm hiểu chuyên sâu hơn, trải nghiệm nhiều ví dụ hữu ích hơn, các bạn tham khảo tại khóa đào tạo Excel nâng cao  của công ty.

Các bạn tải file ví dụ tại đây: Download 

Cấu trúc hàm logic IF, LEFT

Cấu trúc hàm logic IF, LEFT 

Các hàm luận lý (logical) được sử dụng rất nhiều trong quá trình xử lý dữ liệu trong Excel. Nếu các bạn chưa biết hết về các hàm luận lý thông dụng thì cùng theo dõi bài viết dưới đây.

Trên đây là ví dụ về hai hàm cơ bản, được sử dụng nhiều nhất trong kế toán và các công thức có điều kiện trên Excel. 

Tại cột Mã mình dùng hàm LEFT để lấy ra mã từ mã hàng. Hàm LEFT dùng để lấy ra số ký tự từ trái qua phải, gồm 2 đối số, đối số thứ nhất là chuỗi ký tự, đối số thứ 2 là số ký tự cần lấy. Để lấy mã ta dùng công thức như sau.B4 =LEFT(A4,1)

Để tính thời gian lưu kho, chúng ta dùng các công thức thông thường như số học, bởi vì ngày tháng cũng là một định dạng kiểu số, chúng ta chỉ cần  lấy ngày bán trừ đi ngày nhập sẽ ra thời gian lưu kho, công thức như sau: E4=D4-C4

Để giải quyết bài toán nhận xét với nhiều điều kiện, chúng ta sẽ áp dùng cấu trúc IF lồng IF, cấu trúc một hàm IF gồm 3 đối số, đối số 1 là điều kiên, đối số 2 là kết quả trả về nếu đối số 1 là đúng, đối số 3 trả về nếu điều kiện sai.

Công thức sẽ là: =IF(E4<=30,"Bán chạy",IF(E4<=90,"Bán Được","Bán Chậm"))

Tương tự với cột nhận xét, cột thuế và cột thưởng cũng được dùng cấu trúc IF lồng IF như sau:

Thuế =IF(B4="A",I4*1%,IF(B4="B",I4*2%,IF(B4="C",I4*7%,I4*10%)))

Thưởng:=IF(AND(E4<=30,B4="A"),I4*2%,IF(AND(E4<=90,B4="B"),I4*1%,0))

Các bạn tải file bài giải tại đây: Dowloand 

Đăng ký học

Lên kế hoạch nhập hàng – Bí quyết thành công cho mọi cửa hàng

Lên kế hoạch nhập hàng – Bí quyết thành công cho mọi cửa hàng

                                                                                                              [SƯU TẦM VÀ CHỈNH SỬA]

      Quản lý kho hàng tốt đòi hỏi cần có một kế hoạch nhập hàng rõ ràng, chính xác nhằm tránh tình trạng khan hàng hay tồn đọng vốn lớn gây ảnh hưởng đến công việc kinh doanh.

    Kho hàng là nơi tập trung toàn bộ hàng hóa, nguyên vật liệu, đồ đạc dụng cụ, hàng hóa bán thành phẩm, sản phẩm cuối, bao bì đóng gói… Về nguyên tắc, kho hàng là nơi đáp ứng mọi nhu cầu liên tục của cửa hàng và được duy trì ổn định thông qua các nguồn cung cấp và thời hạn nhập hàng cố định. Việc hình thành kho chịu tác động từ những biến động về nhu cầu của người tiêu dùng và rủi ro trong việc nhập hàng hóa. Những biến động này có thể gây ra sự chậm trễ trong giao hàng hay thiếu sót trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng.       Do đó quản lý kho hàng đòi hỏi cần phải có sự thắt chặt và cần được áp dụng các biện pháp an toàn trong quá trình thiết lập kho hàng. Đây chính là lý do bạn cần lên kế hoạch nhập hàng một cách chi tiết cụ thể nhằm đảm bảo công việc kinh doanh của mình.

     Kế hoạch nhập hàng – Quy trình theo thời gian và số lượng hàng hóa

     Lên kế hoạch nhập hàng cần được thực hiện một cách nghiêm túc bởi đây là một quy trình quan trọng cho phép xác định được nhu cầu thực tế trong một thời gian (thông thường theo mùa vụ) và lên kế hoạch tái nhập hàng tại cửa hàng (theo số lượng và theo lịch định kỳ để điều chỉnh khối lượng hàng hóa tồn lại trong kho hàng). 

      Chính sách nhập hàng cơ bản cho cửa hàng của bạn

Thời gian và số lượng là hai yếu tố tác động tới việc lựa chọn chính sách nhập hàng, theo đó bạn có thể lên kế hoạch nhập hàng theo bốn chính sách cơ bản sau:

     A – Nhập hàng theo thời gian và số lượng hàng hóa cố định

     Áp dụng chủ yếu trong quy trình giao hàng định kỳ giữa nhà cung cấp và cửa hàng. Số lượng hàng hóa gần như là tương đương giữa các mặt hàng. Chính sách này rất phù hợp với những sản phẩm có sức tiêu thụ ổn định và thường xuyên.

    Ưu điểm: Đơn giản hóa việc quản lý kho, có lợi trong việc thương lượng theo số lượng hàng hóa.

    Nhược điểm: Nếu số lượng nhâp không được tính toán cẩn thận hay số lượng tiêu thụ không đều đặn sẽ dẫn đến tình trạng tồn đọng vốn lớn hay khan hàng. Trong trường hợp khan hàng, việc giao hàng khẩn cấp hay ngoài thỏa thuận có thể sẽ tiêu tốn nhiều chi phí (phí vận chuyển nhanh, phí sản xuất đặc biệt từ phía nhà cung cấp…)

     B – Nhập hàng theo thời gian cố định và số lượng thay đổi

     Phương pháp nhập hàng bổ sung phù hợp với những sản phẩm hàng hóa đắt tiền, dễ hỏng hóc hay cồng kềnh và có sức tiêu thụ đều đặn. Với mỗi mặt hàng, cần đặt ra mức độ lưu kho tối đa. Vào thời gian cố định, chủ cửa hàng sẽ phân tích kho hàng tồn đọng và đặt ra yêu cầu về số lượng cho phép nhập hàng vào kho ở mức độ tối đa cho phép.

     Ưu điểm: đơn giản hóa quản lý và làm chủ nguồn vốn

     Nhược điểm: Nếu vì một lý do bất kỳ, việc tiêu thụ không còn ổn định, sẽ xuất hiện rủi ro tồn đọng vốn hay khan hàng.

     C – Nhập hàng theo thời gian thay đổi và số lượng cố định

     Phương thức nhập hàng tập trung vào việc xác định mức độ lưu kho tối thiểu đối với các mặt hàng và kiểm soát theo thời gian. Nó cho phép tạo yêu cầu về số lượng hàng hóa cố định và đồng thời đáp ứng được nhu cầu trong suốt thời hạn giao hàng (thời hạn bắt đầu từ lúc yêu cầu nhập hàng đến thời hạn giao hàng). Phương thức nhập hàng này phù hợp chủ yếu với những mặt hàng đắt tiền và có độ tiêu thụ không thường xuyên.

     Ưu điểm: Đặt hàng theo lô cho phép tối ưu hóa việc nhập hàng. Việc tính toán sẽ được tiến hành cẩn thận hơn tránh tình trạng tồn đọng quá nhiều vốn vào hàng.

     Nhược điểm: Nếu mức độ tiêu thụ tăng đột biến, cửa hàng sẽ rơi vào tình trạng khan hàng. Đôi lúc, rủi ro này sẽ khiến cửa hàng phải xây dựng kho hàng dự phòng và cuối cùng không giải quyết được hiệu quả vấn đề tồn đọng vốn.

     D – Nhập hàng theo thời gian và số lượng thay đổi

     Phương thức nhập hàng này phù hợp cho mặt hàng của từng chương trình, theo đó yêu cầu nhập hàng được thực hiện hoàn toàn dựa trên nhu cầu. Số lượng nhập hàng là kết quả của việc đánh giá nhu cầu ngắn hạn.

     Ưu điểm: hạn chế tồn đọng vốn vô ích trong một thời gian nhất định

     Nhược điểm: Rất nhạy cảm với các tác động từ môi trường xung quanh. Một tác động nhỏ cũng có thể thay đổi hoàn toàn kết quả của toàn bộ chương trình.

         Lên kế hoạch nhập hàng chi tiết với Phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp BS Silver 

     Theo đánh giá của các chuyên gia quản lý kho hàng, mỗi một chính sách sẽ tương ứng với từng sản phẩm, từng loại hàng hóa. Vì vậy, Phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp BS Silver cho phép công ty xây dựng một chính sách nhập hàng đúng đắn, chính xác nhờ vào tính năng quản lý kho hiệu quả giúp bạn kịp thời có kế hoạch dừng nhập hàng hay tiếp tục bổ sung các mặt hàng bán chạy. Tính năng quản lý kho của phần mềm quản lý kho BS Silver là công cụ quản lý thời gian thực giúp bạn quản lý hữu hiệu kho hàng mọi lúc mọi nơi bằng cách cập nhật thông tin cần thiết nhất trên các thiết bị di động để đưa ra một chính sách nhập hàng phù hợp cho từng loại sản phẩm và phù hợp với quy mô cửa hàng.

     Trách nhiệm của bạn, công ty, là quản lý tối ưu kho hàng tránh tình trạng hết hàng hay tồn đọng vốn. Để giúp bạn chọn lựa được phương thức nhập hàng phù hợp, tính năng báo cáo xuất nhập tồn của Phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp BS Silver với các báo cáo chi tiết về tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ hỗ trợ chủ cửa hàng trong việc quản lý hàng hóa, quản lý kho nhằm tối ưu hóa công việc của mình.       Phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp BS Silver cho phép bạn có cái nhìn tổng quan về hàng hóa sản phẩm của mình, số lượng hàng hóa tiêu thụ, nhóm khách hàng có mức độ tiêu thụ thường xuyên một mặt hàng, doanh thu từng mặt hàng … Từ đó giúp bạn lên kế hoạch nhập hàng chính xác.

DOWNLOAD

Phần mềm quản lý kho: miễn phí hay trả phí?

Phần mềm quản lý kho: miễn phí hay trả phí?

                                                                                                                        [SƯU TẦM VÀ CHỈNH SỬA]

     Đối với các cửa hàng kinh doanh bán lẻ nhỏ, chi phí đầu tư  cho quản lý luôn khiến người chủ cửa hàng bận tâm. Với nguồn vốn có phần hạn chế, các chủ cửa hàng thường sử dụng những phương pháp quản lý thô sơ như quản lý hàng hóa trên bảng tính exel hay quản lý kho bằng các phần mềm miễn phí, mã nguồn mở giúp họ giảm tải được công sức cũng như thời gian cho việc quản lý hàng hóa, kho hàng. Hãy cùng xem xét những lý do vì sao bạn không nên sử dụng bảng tính excel hay phần mềm quản lý kho miễn phí cho kho hàng của bạn.

     Phần mềm bán hàng miễn phí – Miếng bánh có ngon như bạn tưởng?

     Quản lý kho gồm rất nhiều nghiệp vụ: nhập hàng vào kho, quản lý hàng tồn, xuất kho và nhiều sổ sách dữ liệu liên quan đến lịch sử giao dịch hàng hóa.  Quản lý trên bảng tính excel thường đòi hỏi rất nhiều công sức và thời gian để nhập dữ liệu và hoàn toàn không thể đem lại cho bạn một cái nhìn tổng quan chính xác về tình hình hoạt động của kho.  Phần mềm quản lý kho miễn phí với ưu điểm không tốn chi phí, có vẻ như giải quyết được bài toán quản lý kho bằng bảng tính excel.  Tuy vậy có rất nhiều rủi ro mà các chủ cửa hàng không hề lường tới khi sử dụng những phần mềm quản lý kho miễn phí này. Thông thường các phần mềm này không đi kèm các tính năng phục hồi dữ liệu hoặc có thể bảo mật hoàn toàn dữ liệu của bạn. Chính vì thế, khi xảy ra các sự cố về thiết bị hoặc thiên tai khó tránh, việc xảy ra mất dữ liệu là điều chủ cửa hàng nên chuẩn bị tinh thần khi sử dụng những phần mềm này.

     Đã đến lúc bạn cần suy nghĩ một cách nghiêm túc hơn về công việc kinh doanh của mình bởi quản lý kho không hiệu quả sẽ dẫn đến những quyết định sai lầm trong nhập hàng hóa, sản phẩm mới . Phần mềm miễn phí và mã nguồn mở được phát triển bởi các nhà phát triển yêu thích công nghệ và đang trên đường phát triển nên vẫn còn tồn đọng nhiều lỗi và lỗ hổng kỹ thuật chưa được kiểm duyệt một cách kỹ lưỡng. Một sản phẩm phần mềm chưa hoàn thiện và có thể xảy ra sai sót trong mọi tình huống và có thể sẽ khiến bạn có nguy cơ rơi vào một mớ bòng bong và thậm chí tệ hơn bạn có thể sẽ bị mất toàn bộ dữ liệu.

    Khi bạn gặp sự cố, ai sẽ là người chìa tay giúp bạn?

     Khi xảy ra sự cố với phần mềm quản lý kho miễn phí đang dùng, nhiều chủ cửa hàng sẽ gọi điện hỏi nhà phát triển phần mềm để tìm ra phương án giải quyết nhằm giữ lại hệ thống dữ liệu của mình. Tuy vậy, mọi việc không hề dễ dàng như bạn tưởng. các nhà phát triển phần mềm miễn phí sẽ vui vẻ nhận đóng góp của bạn nhưng họ hoàn toàn không có nghĩa vụ phải hỗ trợ bạn trong việc phục hồi hay giải quyết lỗi xử lý xuất nhập kho mà bạn đang gặp phải. Bởi vì bạn đang sử dụng phần mềm quản lý kho miễn phí và họ không được trả tiền trong việc hỗ trợ bạn. Ngược lại, với phần mềm quản lý kho có phí, bạn sẽ thật sự an tâm vì luôn có đội ngũ kỹ thuật sắn sàng giải đáp mọi thắc mắc cũng như sát cánh cùng bạn trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến quản lý nghiệp vụ kho.

     Phần mềm quản lý kho trả phí – Tại sao bạn nên đầu tư?

     Với những lý do này, có thể bạn nên nói lời tạm biệt với các phần mềm quản lý kho miễn phí mọc như nấm sau mưa để đến với những phần mềm trả tiền đảm bảo hơn. Tuy vậy, không phải chỉ cần bỏ tiền là  bạn đã có một phần mềm hoàn chỉnh. Bạn cần chọn lựa phần mềm có phí truyền thống với phần mềm quản lý dựa trên công nghệ điện toán đám mây.  Phần mềm quản lý kho truyền thống yêu cầu bạn phải có cơ sở hạ tầng đầy đủ để có thể cài đặt phần mềm trong khi phần mềm dựa trên công nghệ điện toán đám mây chỉ yêu cầu bạn cài đặt ứng dụng trên thiết bị bạn có và sử dụng ngay.  Bên cạnh đó, phần mềm công nghệ điện toán đám mây luôn được cập nhật một cách liên tục để tối ưu hóa các tính năng hiện có và luôn đảm bảo khả năng lưu trữ dữ liệu và dễ dàng khôi phục khi có sự cố. Với những tính năng hoạt động ổn định online và offline, phần mềm quản lý kho trên nền tảng điện toán đám mây giúp bạn quản lý kho, nhập hàng và xuất hàng một cách nhanh chóng và tiện lợi. Sử dụng phần mềm trả phí đồng nghĩa với việc bạn đang ký gửi dữ liệu xuất nhập kho của mình cho một ngân hàng  lưu trữ tuyệt đối an toàn và bảo mật.

     Lưu trữ dữ liệu trên hệ thống máy chủ – dễ dàng tải về và khôi phục dữ liệu đã mất

     Phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp BS Silver sẽ đảm bảo cho bạn việc phục hồi mọi dữ  liệu kho và hoạt động xuất nhập hàng hóa mới nhất. Không còn nguy cơ mất mát dữ liệu khi gặp sự cố,  ngay cả khi cửa hàng của bạn có bị mất trộm hoặc hư hại toàn bộ hệ thống máy tính thì dữ liệu của bạn vẫn còn được lưu giữ trên hệ thống máy chủ của phần mềm. Công việc quản lý trở nên dễ dàng và cho phép bạn kiểm tra hàng hóa trong kho mọi lúc mọi nơi. Với các phiên bản mới nhất luôn tự động cập nhật vào hệ thống của bạn, phần mềm quản lý kho BS Silver sẽ giúp bạn gạt bỏ những lo âu không đáng có trong việc quản lý kho và tập trung hơn vào công việc kinh doanh của mình.

     Dowload phần mềm.

Những Lưu Ý Trong công Tác Quản Lý Kho Hiệu Quả

Những lưu ý cơ bản để quản lý kho hiệu quả.

    Dù bạn có một cửa hàng lớn, một chuỗi các cửa hàng lớn nhỏ hay một cửa hàng vừa đủ kinh doanh, nhưng chắc chắn rằng số lượng hàng hóa của bạn rất đa dạng và phong phú; đó là màu sắc hàng hóa, chủng loại và kích cỡ. Hãy phân chia khoa học và dễ dàng lấy ra. Vĩ dụ hãy quản lý theo kệ hàng, mỗi kệ hàng có các tầng khác nhau và mỗi tầng hãy chia ra các ô khác nhau. Sự sắp xếp trong kho hàng cũng giống như sự sắp xếp của bạn ở cửa hàng bán của bạn; kho hàng càng gọn bao nhiêu, tính chất khoa học cao bao nhiêu thì càng dễ quản lý kho bấy nhiêu và thuận tiện trong quá trình lấy hàng.Sau đó với mỗi hàng trong kệ hãy để một loại hàng hóa khác nhau, mỗi ô của hàng sẽ là các size, màu sắc, chủng loại khác nhau của hàng hóa đó, tùy thuộc vào sự đa dạng của nó, và cuối cùng hay đánh số hoặc dán nội dung trên kệ vỡi mỗi chỗ để hàng. Hãy tưởng tượng đó giống như mô hình cây bạn đã từng học. Điều đó thuận tiện rất nhiều cho bạn xuất hoặc nhập hàng hóa thêm về kho.Quản lý kho không đơn giản là nơi chứa hàng hóa. Hãy nghĩ xem 1 ngày bạn bước vào kho lấy hàng nhưng đó lại là một mớ hỗn độn thì thứ bạn muốn lấy cũng tìm không thấy.

     Quá trình bán hàng diễn ra thường xuyên vì thế lượng hàng hóa thay đổi từng ngày, bạn xuất kho, nhập kho mỗi ngày. Để nắm vững sự thay đổi của hàng hóa trong kho hay ghi chép chi tiết và cẩn thận, càng chi tiết bao nhiêu thì việc quản lý kho của bạn càng đơn giản bấy nhiều. Chúng tôi tới không ít cửa hàng, và thấy sự lộn xộn của họ, số lượng nhân viên khá nhiều, nhưng quá trình bán hàng luôn xảy ra tình trạng hàng thừa không ai mua, hàng thiếu quá nhiều người cần. Đến khi kiểm kê lại thì thừa quá nhiều hàng hóa cần bán.Sự ghi chép cẩn thận giúp bạn biết được hàng nào đang bán chạy, hàng nào trong kho đã hết để từ đó có kế hoạch nhập hàng cho hàng hóa và phương thức tiêu thụ hàng hóa còn tồn đọng lâu trong kho. Và tránh sự chồng chéo trong hoạt động bán hàng hay sản xuất, hãy đào tạo nhân viên quản lý kho riêng như thế hoạt động kinh doanh của bạn sẽ hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.

     Quản lý kho không phải chỉ có người phụ trách kho mới có trách nhiệm ghi chép, quản lý hàng hóa mà đó là sự kết hợp của bộ phận bán hàng, kế toán, nhà quản lý….Tùy vào số lượng nhân sự mà bạn có. Mỗi bộ phận đều có số liệu nhất định về hàng hóa như số hàng hóa đã bán, số hàng bán chạy, số hàng đã nhập, tổng số hàng hóa nhập – xuất trong tháng…. Sự chi tiết hóa phải được kết hợp hiệu quả các bộ phận để số liệu hàng là chính xác nhất.

     Điều này giúp tối ưu hiệu quả bán hàng của bạn, cũng như để quá trình quản lý kho hiệu quả hơn, hãy chú ý hơn đến các hàng hóa đang bán chạy và còn tồn, để kho hàng hóa của bạn không bị trống, nếu có hàng hóa còn tồn sẽ chiếm diện tích sang nhất kho đồ khác. Điều đó đôi khi bạn sẽ dễ bị nhầm lẫn khi lấy nhầm hàng đó đưa cho khách.Hơn nữa sự kiểm soát này sẽ giúp quá trình kinh doanh của bạn được cải thiện, gia tăng doanh thu và lợi nhuận, kịp thời đưa ra các chương trình thúc đẩy kinh doanh phù hợp.

Sưu Tầm Và Chỉnh Sửa

     Mỗi một cửa hàng kinh doanh hay một doanh nghiệp sản xuất đều xây dựng cho mình một kho hàng để quản lý hàng hóa. Nhưng quản lý như thế nào cho hiệu quả thì không phải người kinh doanh nào cũng biết. Đã có nhiều người đặt ra câu hỏi với chúng tôi để quá trình quản lý hàng của họ tốt hơn, và các vấn đề mà họ gặp đa số là do số lượng hàng hóa đa dạng và nhiều chủng loại, hoặc các hàng hóa kích cỡ bé trộn chung với hàng hóa kích cỡ lớn hơn. Quản lý kho là cả quá trình đòi hỏi sự tỉ mỉ và lâu dài. Sau đây chúng tôi xin đưa ra các gợi ý để bạn có được cho mình phương pháp tốt nhất:

     1. Quản lý kho là quá trình khoa học và tỉ mỉ.

     2. Cập nhập dữ liệu hàng hóa trong kho thường xuyên và liên tục.

     3. Tích hợp hiệu quả giữa các bộ phận

Quản lý kho hiệu quả (ảnh sưu tầm)

     Không có sự liên kết đó, số hàng hóa của bạn sẽ dễ bị thất thoát mà không rõ nguyên nhân, các báo cáo cuối tháng để tính lãi lỗ không đầy đủ, tốn thời gian và chi phí cho công tác kiểm tra lại.

     4. Kiểm soát tốt các hàng hóa đang bán chạy và hàng hóa còn tồn đọng.

     5. Kết hợp giữa quản lý kho và các phần mềm quản lý hỗ trợ.

   Hiện nay có rất nhiều các phương thức chi tiết giúp bạn quản lý kho tối ưu, bạn có thể sử dụng hiệu quả với các ghi chép, sổ sách để kiểm soát hàng hóa, hoăc sử dụng các công cụ hỗ trợ như excel hay các phần mềm như phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp BS Sliver... hiệu quả.Hiện nay có rất nhiều các phần mềm là công cụ hỗ trợ đắc lực cho bạn, giúp bạn tốn ít thời gian, chi phí thuê người quản lý kho, chi phí kiểm tra những vẫn có được hiệu quả như mong muốn. Sự nổi trội của các phần mềm kho đã được nhiều người sử dụng và ưng ý, hơn nữa chi phí sử dụng khá thấp nhưng đem lại hiệu quả rất cao.Hãy lựa chọn cho mình phương thức quản lý hiệu quả nhất và thích hợp nhất cho bạn.

DOWNLOAD PHẦN MỀM BS SIVER